Jeg har nogle gange fået en e-mailadresse med ordene “skriv til hende her, så skal du nok få mere at vide”. Fint nok, men ofte har adressen været af typen “hv@…” og hvem får så min mail?

Det samme gør sig gældende på websider: “skriv til os på hd@…”. Hvem skriver jeg til? Og hvordan skal jeg lave en personlig indledning i min mail: “Hej dig-jeg-ikke-ved-hvad-hedder-men-som-har-et-navn-der-starter-med-h”…? Indikationen af om det er en kvinde eller mand, kunne også være rar at have.

Du tænker måske det er en bagatel, for e-mail er jo bare en langsom udgave af IM og man får navnet i svaret på mailen. Men så lad mig komme med lidt flere argumenter for, at du skal overveje din e-mailadresse grundigt:

I bund og grund handler det om, hvorvidt man bruger initialer eller vælger at skrive hele eller dele af navnet helt ud inden snabel-a’et. Lad mig gennemgå plusser og minusser ved initialer og fuldt navn, og slutte af med en anbefaling.

Initialer har den åbenlyse fordel at give en kort e-mailadresse og kender man navnet, kan man ofte regne adressen ud (og dog, se senere). Endvidere kan man i større organisationer, hurtigere finde den rigtige Bente, hvis der er otte og man kender den Bente man søgers initialer. Alle ting er plusser i et medie, hvor man har travlt og forkorter alting. Men er det prisen (ulemperne) værd? Ulemperne er nemlig, at man ikke får nogen indikation på, hvem man sætter i tale (eller rettere: skrift), medmindre man har fået navnet sammen med e-mailadressen. Endvidere bør man overveje hvad der sker, hvis man har en fyr der hedder Niels Henrik Kristensen, med adressen nhk@… og man så ansætter Poul Erik Karstensen. I hvert fald når adressen skal overleveres i telefonen forudser jeg risiko for lidt prekære situationer. Og hvad så når den nye sekretær hedder Nina Henkel Krimm – hvordan skal hendes e-mailadresse så udformes, hvis Niels Henrik stadig er i virksomheden? Springer man Ninas mellemnavn over, så bryder man med logikken i en trebogstavs initialforkortelse. Og hvor let er det så, at regne mailadresser ud?

Nu har jeg nok afsløret at jeg ikke er tosset med initialer. Det betyder dog ikke jeg har solgt min sjæl til fuldenavn@. For selvom der er åbenlyse fordele i forhold til initialløsningen, så er der – som altid – også forhindringer på banen her. Fx hedder jeg Niels Philbert Præstegaard. Det er både et langt navn og indeholder et dansk bogstav – og hvordan er det nu med æ, ø, å og internettet? For ikke at tale om udenlandske bekendtskabers tastaturer?

Så er niels@ måske løsningen, hvilket jeg klart mener den er i mindre virksomheder. Det afslører mit køn, giver oplysninger om fornavn (“Hej Niels. Jeg skriver fordi…”) og virker mere personligt, hvilket jeg mener alle virksomheder (og dermed mennesker) skal tilstræbe at være i et skrevent medie. Men hvis vi går tilbage til organisationen med otte, der hedder Bente, så kommer fornavnsløsningen til kort. Tal vil jeg ikke anbefale, men måske muligheden for at hedde bentep@ kan løse det for nogle?

En af de bedre løsninger til større organisationer jeg har set er fulde fornavn og så to bogstaver fra efternavnet. I mit tilfælde: nielspr@. Vi kan diskutere om det er elegant – og det skal vi. Det er nemlig vigtigt at tage stilling til æstitikken i en e-mailadresse. Tage stilling til om den betyder noget. Ligesom jeg også mener man kan læse noget om en person og en virksomhed ud fra deres telefonnummer (og så stopper numerologien for denne gang…).

Og det leder mig frem til min anbefaling: Gør som Porsche. Start med at tage de funktionelle briller på når e-mailadresserne skal konstrueres: Det skal fungere. Tænk over hvem der kommer til at bruge e-mailadresserne mest (internt, eksternt, kendte kunder, nye kunder osv.). Overvej evt. en løsning med aliasser, hvilket, i mit tilfælde, vil sige man kan skrive til både npp@ og nielsphilbertpraestegaard@ og så ender det i samme inbox. Det er en simpel teknisk ting at få sat op og kan give det bedste af begge verdener.

Når der er gjort tanker om de ting, så gør igen som Porsche: Kig på logikken med et par designerbriller. Hvordan passer e-mailadressereglerne sammen med resten af virksomhedens kommunikation? Er det visuelt pænt og harmonisk? Stræb efter at få det til at passe sammen. Og når vi så har fat i det tyske bilfirma, så se hvordan de har gjort hos Porsche Danmark. Og når du er der, så læg mærke til deres telefonnummer. Hvis du kender bare lidt til modelnumre hos Porsche, vil du trække på smilebåndet og være lidt imponeret. Men igen, det er jo Porsche – en brugsvenlig superbil. Sådan skal din e-mailadresse også opfattes.