mac-klar-til-kamp

Vi får allesammen emails. Jeg får 50-100 stk. om dagen og det er helt cool og noget, jeg på mange måder selv har valgt. Måske får du flere – forhåbentlig færre.

Uanset hvor mange, skal de håndteres: Læses/skimmes og tages stilling til. Dér, hvor det tit går galt er, når indbakke er aktiv hele tiden.

Det betyder, at email er sådan en ting, der hele tiden er i gang. En slags baggrundsaktivitet, der hele tiden truer med at springe frem og overtage din opmærksomhed med et ping – eller en kollega der ringer og spørger, hvorfor du ikke har svaret den email, han sendte til dig for fem minutter siden.

Email er et medie, som kan overbringe information. Denne information kan sagtens handle om noget reelt arbejde, men email er ikke arbejde. Det er blot et medie, der kan bruges til at udveksle ord og filer.

Email er super smart, ingen tvivl om dét. Men det er ikke sundt, når email får frit lejde til at forstyrre dig, når du faktisk prøver at fokusere på en reel opgave.

Her kommer fem idéer, der måske vil få dig til at se anderledes på din indbakke:

#1 Tjek email på faste tidspunkter

Se på email, som du ser på breve. Du tjekker din postkasse rimelig ofte, og du tager brevene med et sted hen, hvor du håndterer dem; nogle ryger i papirkurven, andre skal i gemme-mappen og nogle skal gives til en anden eller sættes op på opslagstavlen/køleskabet.

Gør det samme med email: Håndtér din indbakke med et bestemt interval og på bestemte tidspunkter. Hvis du i dag tjekker email hele tiden i løbet af dagen, vil det være en realistisk start, at du håndterer din indbakke hveranden time. Det gør jeg selv nogle dage. Ellers holder jeg mig til to gange om dagen.

#2 Slå notifikationer fra

Af en eller anden åndssvag grund kommer de fleste emailprogrammer med notifikationer slået til som standard. Computeren eller telefonen siger ping, plim eller boing – og nogle gange, følges det op med en form for visuel pop-up. En lille fanfare for at markere, at der er ankommet noget så magisk som en ny email. Det forstyrrer og stjæler opmærksomheden. Ikke dét vi ønsker.

Når du har notifikationer slået til, er du pludselig blevet en del af andre menneskers dagsorden, i stedet for at arbejde efter din egen. Så stop notifikationerne – nu håndterer du jo din indbakke på bestemte tidspunkter.

#3 Luk din email app på computeren

Medmindre du er i gang med at håndtere (nye) emails i din indbakke, så luk dit emailprogram. Dette understøtter, at du nu kigger på emailhåndtering som en opgave på lige fod med at skrive et brev, skifte en pære eller smøre en sandwich. Det er ikke noget du gør lidt hele tiden, men noget du gør, når du har besluttet dig for at gøre det.

Genvind kontrollen og mærk, hvor meget overskud det skaber til at fokusere på dét, du faktisk er i gang med.

#4 Flyt din email app på telefonen

Førhen brugte jeg altid et par minutters ventetid på at “tjekke mail”. Lige kigge i indbakken, om der skulle være kommet noget spændende. Men email er meget sjældent decideret spændende. Oftest er email noget, der handler om, hvad andre synes er vigtigt; ikke nødvendigvis, hvad du selv synes er vigtigt.

Jeg flyttede min email app væk fra forsiden af min smartphone. Det gav mig en meget håndgribelig hjælp til at bryde vanen med at tjekke email, hver gang der lige var to minutters ventetid.

Træk vejret med lukkede øjne ti gange, læs en artikel, du selv har valgt, eller ring til din mor og sig du synes hun er sej; en meget bedre måde at bruge to minutter på.

#5 Håndtere, ikke bare tjekke

Når det er blevet tid til at åbne dit emailprogram, så er det for at håndtere dine emails, ikke blot for at tjekke email. De skal nok være der – det er de altid. Så fokusér på at gøre noget konkret ved hver eneste.

Jeg skal nok gå nærmere detaljer med dette i en kommende artikel, men kort fortalt, er der fem ting, du kan gøre med en email: Slette, arkivere, videresende/delegere, svare med det samme, konvertere til en opgave, kalenderaftale eller til information i en projektmappe.

Hver gang du åbner din indbakke, skal du være klar til at gøre én af de fem ting med hver eneste email. Det er tit den sidste, det kniber med. Derfor kommer næste artikel til at handle om, hvordan du kan bruge et todosystem til at komme væk fra at bruge din indbakke som et sted, du har opgaver liggende.

Tak fordi du læser med, og skyd endelig en kommentar, hvis du har noget du vil dele eller spørge om.

Lignende artikler